Para aqueles que não estão familiarizados com o Microsoft Office em 2023, existem várias dicas e truques úteis para aumentar a produtividade em casa ou no local de trabalho. Lançado em 1990, o Microsoft Office foi desenvolvido e comercializado pela Microsoft como um software cliente destinado a aumentar a produtividade por meio de vários aplicativos e serviços, incluindo um processador de texto, editor de planilhas, apresentações em PowerPoint e várias outras ferramentas de escritório úteis para fazer as empresas operarem mais rapidamente e obter uma muito mais realizado do que antes. De acordo com a Microsoft (via Mundo de computador), a empresa planeja eliminar gradualmente o Microsoft Office para dar lugar ao Microsoft 365, uma versão de aplicativo baseada em assinatura do software.
Independentemente do rebranding altamente valioso da empresa de tecnologia de sua marca registrada Microsoft Office suite, existem muitos hacks úteis, atalhos e truques demorados para aumentar a produtividade ao usar o software. Seja para compartilhar documentos facilmente, usar opções de salvamento automático para manter o trabalho seguro ou copiar e colar e personalizar opções de correção automática adaptadas a um estilo de escrita específico, o Microsoft Office pode realmente fazer a diferença quando se trata de realizar o trabalho em um moda oportuna e produtiva.
10 Use o OneDrive para salvar automaticamente o trabalho
Lançado em 2007, o OneDrive é o sistema de armazenamento em nuvem do Microsoft Office que pode ser usado com ou sem o Microsoft 365. Em vez do tédio de ter que salvar manualmente o trabalho à medida que avança, uma vez ativado, o serviço faz alterações automáticas em um documento em tempo real e salva na nuvem.
O que realmente torna o OneDrive renovado do Microsoft 365 tão conveniente é que, além de conceder acesso a todos os arquivos, não importa onde a pessoa esteja, o OneDrive também armazena várias versões de um documento para permitir comparações próximas e monitorar o andamento de tarefas específicas. Ao trabalhar em um documento, a última coisa necessária é ter horas de trabalho apagadas repentinamente devido a um erro do usuário, queda repentina de energia ou falha interna. O OneDrive evita isso e oferece tranquilidade para continuar trabalhando sem nenhuma preocupação atrapalhando o processo. O melhor de tudo é que o OneDrive oferece 5 GB de armazenamento gratuitamente (via Microsoft).
Os atalhos inevitavelmente economizam tempo, e uma das melhores maneiras de maximizar o tempo e ser o mais produtivo possível ao usar o Microsoft Office é utilizar a prática função “Diga-me o que fazer” localizada na tela superior direita da interface do usuário. Introduzido no Microsoft Office em 2016, o Tell Me Feature é semelhante a um atalho único para qualquer função.
Chegará um momento ao usar o Microsoft Office em que uma palavra-chave, artigo de pesquisa ou função específica precisará ser acessada, e o recurso Diga-me é uma caixa de texto conveniente que exibirá imediatamente o que é necessário. A função pode ser usada para alterar estilos de fonte, cortar fotos, inserir tabelas, organizar designs de layout e até mesmo usar o serviço Smart Lookup para encontrar artigos obscuros. Uma ferramenta maravilhosamente versátil que economizará muito tempo e energia e ajudará a permanecer no caminho certo sem perder o ritmo, o recurso Tell Me foi projetado para a máxima conveniência.
Compartilhar documentos em tempo hábil é vital para um fluxo de trabalho produtivo, seja escrevendo romances e roteiros ou gerenciando o projeto de trabalho mais recente. Especialmente para as empresas, manter todos coordenados é fundamental para organização e produtividade. Em vez de enviar manualmente por e-mail, fax ou outros métodos arcaicos, o Microsoft Office possui um botão Compartilhar muito útil que deve ser usado por todos os novos usuários do Microsoft Office.
Localizado no canto superior direito do aplicativo, o botão de compartilhamento pode ser usado para compartilhar rapidamente um documento com um colega de trabalho, amigo ou mentor, carregando instantaneamente o documento para OneDrive, AirDrop, Dropbox, e-mail ou qualquer outro serviço de terceiros que usa armazenamento em nuvem para manter os arquivos em um espaço conveniente e facilmente acessível. Por mais simples que pareça, o botão de compartilhamento do Microsoft Office não é apenas compatível com o melhor armazenamento em nuvem, mas evita o tedioso tempo de navegar pelos arquivos, enviá-los manualmente e manter o trabalho sob controle sem se preocupar se um documento foi recebido corretamente .
7 Encontre e substitua palavras facilmente
A edição e expansão do vocabulário são fundamentais para uma escrita excepcional. Quanto maior o banco de palavras e o uso, melhor o resultado. Em vez de vasculhar um dicionário de sinônimos empoeirado, o Microsoft Office possui uma ferramenta extremamente útil chamada Localizar e substituir, que funciona como um atalho de edição. Ao pressionar Ctrl + Shift + H, o recurso Localizar e substituir aparecerá.
Assim que aparecer, Localizar e substituir pode ser usado para inserir uma palavra ou grupo de palavras que deseja editar. Em seguida, aparecerá uma seleção de diferentes palavras e frases que podem ser selecionadas e o aplicativo substituirá instantaneamente o texto original pelo substituto desejado. Semelhante aos aplicativos úteis que todo estudante universitário deve ter, o dicionário de sinônimos digital ultrarrápido que pode ser usado para melhorar a escrita, a função economizará muito tempo e energia. Localizar e substituir ainda vem com funções avançadas que podem ser usadas para alterar idiomas, colocar texto em negrito e itálico e muito mais, tornando muito mais conveniente editar sem usar ajuda externa.
Ter a capacidade de acessar várias funções adaptadas a necessidades específicas com o pressionar de um botão é uma ótima maneira de permanecer na tarefa e aumentar a produtividade. Felizmente, há uma maneira rápida e prática de personalizar o menu de atalho no Microsoft Office pressionando a seta para baixo na barra de ferramentas de acesso rápido.
Embora a barra de ferramentas de acesso rápido tenha atalhos padrão para imprimir, salvar, desfazer etc., clicar na seta para baixo permite adicionar quaisquer comandos de atalho desejados à barra de ferramentas. Seja usando um dispositivo móvel ou uma versão do Microsoft Windows, os comandos podem ser salvos na barra de ferramentas e movidos para facilitar o acesso. Seja recuando linhas, espaçando palavras, organizando listas de palavras ou outras tarefas, a personalização do menu de atalho para as especificações precisas e o layout físico torna o uso do Microsoft Office muito fácil para manter-se organizado, ordenado e mais produtivo.
5 Personalizar opções de correção automática
Uma dura realidade sobre o uso do Microsoft Office é que o serviço corrige documentos automaticamente, mesmo quando não é realmente necessário fazê-lo. Irritante e demorado para corrigir, existe uma maneira de personalizar as opções de correção automática do programa para tornar o processo menos trabalhoso, acessando as Opções de AutoCorreção em Ferramentas.
Uma vez acessado, o aplicativo pode ser usado para melhorar a escrita, removendo fisicamente qualquer palavra ou frase corrigida automaticamente que continue a desacelerar o fluxo de trabalho e levar à frustração que pode obscurecer o processo criativo. O pior é ter uma palavra ou frase alterada quando não deveria haver uma correção em primeiro lugar, e o aplicativo útil é uma ótima maneira de eliminar edições indesejadas e necessárias em um documento de trabalho. O truque simples manterá a tarefa em mãos focada sem agravar as interrupções.
4 Use estilos para simplificar documentos
As aparências são tudo no mundo profissional. Quanto melhor e mais profissional for um documento como um currículo, maior a chance de conseguir o emprego. O Microsoft Office possui uma função chamada Estilos que ajuda a simplificar o formato dos documentos para torná-los o mais profissional possível. A opção Estilos está localizada na guia Início.
A função Estilos elimina a fonte de escritório padrão da Microsoft e permite que tipos de fonte, tamanhos, cores e títulos pré-projetados possam ser aplicados à medida que um documento é escrito. Se houver vários cabeçalhos que precisam ser dimensionados, coloridos e espaçados para destacar o documento, a função Estilos fará o trabalho automaticamente, salvará as modificações e economizará muito tempo no processo. Em vez de ajustar manualmente o texto selecionado, o Styles agiliza o fluxo de um documento e o torna muito melhor no processo.
3 Spike pode recortar e colar vários itens de uma só vez
Certos projetos exigem a organização de conteúdo diferente do texto, como tabelas, gráficos, imagens, etc. Ter a capacidade de recortar e colar vários itens de uma só vez é possível usando a ferramenta Spike no Microsoft Word, um hack útil que coloca todo o conteúdo cortável em a área de transferência e cola onde quiser. O futuro aplicativo do Office 365 pode ser diferente, mas funciona como um encanto
De acordo com a Microsoft, “O Spike é semelhante ao pico físico real usado em muitos restaurantes: quando você paga sua conta, ele fica preso no pico com outras contas pagas”. Da mesma forma, a ferramenta Spike coloca todo o conteúdo a ser cortado e colado em uma área de fácil acesso que pode ser usada em vários documentos, o que é ainda mais útil para obter projetos multimídia feito em tempo hábil. A ferramenta irá até colar tudo fixado no Spike simplesmente digitando “Spike” na caixa de texto, tornando-o ainda mais benéfico.
2 Use a exibição dividida para editar mais rapidamente
Para longos trabalhos de pesquisa ou teses de alunos, geralmente chega um momento em que várias partes de um documento precisam ser editadas, seja usando o Microsoft Office no iPad ou Windows. Em vez de executar uma etapa de cada vez de maneira trabalhosa, o Microsoft Office possui uma opção de exibição dividida (na faixa de opções Exibir) que destaca diferentes partes do mesmo documento para uma edição muito mais rápida e conveniente.
O recurso Split View pode destacar um parágrafo introdutório e de conclusão, por exemplo, o que torna muito fácil fazer alterações em um enquanto faz referência ao outro, um truque fantástico que também pode dividir planilhas em painéis e exibir várias planilhas em uma única pasta de trabalho e visualize várias pastas de trabalho ao mesmo tempo. O recurso inclui opções de layout para arranjos de janela lado a lado, vertical, horizontal e em cascata que mantêm várias partes de um documento em foco ao mesmo tempo.
Seja usando o Microsoft Word, PowerPoint ou transformando fotos em uma tabela no Excel, chegará um momento em que um recurso muito necessário não poderá ser encontrado ou facilmente acessado devido às necessidades do projeto. Para combater isso, personalizar as faixas no Microsoft Office é uma maneira de mover fisicamente os recursos desejados para a frente da página para acesso rápido.
As fitas podem ser personalizadas para organizar guias como Início, Inserir, Desenhar, Design e Comandos como Alinhamento e Listas de marcadores, bem como Grupos como Fontes e Áreas de transferência. Uma enorme quantidade de opções pode ser trazida à tona com a ferramenta, e também pode ser importada e exportada dentro de cada app para que o processo não precise ser repetido todas as vezes. Embora as personalizações não possam ser compartilhadas entre aplicativos (do Word para o Excel, por exemplo), poder personalizar as faixas na Microsoft definitivamente ajudará a aumentar a eficiência e a produtividade.